Dominando o Ciclo de Vida dos Documentos: Guia Completo para a Prova da PCDF Administrativo

No concurso da PCDF Administrativo, a disciplina de Noções de Arquivologia exige o domínio do ciclo de vida dos documentos, um conceito fundamental para a gestão eficiente da informação na instituição. Neste guia, vamos desvendar cada fase do ciclo e fornecer dicas valiosas para sua aprovação.

O que é o Ciclo de Vida dos Documentos?

O ciclo de vida dos documentos representa as diferentes etapas pelas quais um documento passa dentro de uma instituição, desde a sua criação até a sua destinação final. Ele se divide em três fases principais: corrente, intermediária e permanente.

Fase Corrente:

• Características: Nesta fase, os documentos estão em uso frequente pelos setores da PCDF, servindo para a tomada de decisões e execução de atividades diárias.
• Localização: Geralmente, ficam armazenados nos próprios setores que os utilizam, em arquivos de fácil acesso.
• Exemplos: Processos em andamento, memorandos, correspondências, relatórios.

Fase Intermediária:

• Características: Os documentos nesta fase possuem menor frequência de uso, mas ainda podem ser consultados para fins administrativos ou legais.
• Localização: Geralmente, são transferidos para um arquivo centralizado, liberando espaço nos setores.
• Exemplos: Documentos de processos encerrados, contratos antigos, registros de funcionários.

Fase Permanente:

• Características: Documentos com valor histórico, probatório e informativo, que devem ser preservados indefinidamente para fins de pesquisa, comprovação de direitos e conhecimento da história da PCDF.
• Localização: Conservados em arquivos permanentes, com condições adequadas de armazenamento e segurança, garantindo sua preservação a longo prazo.
• Exemplos: Documentos que comprovem a criação da PCDF, processos históricos relevantes, legislação.

Por que entender o Ciclo de Vida é importante para a prova?

A banca CESPE/Cebraspe costuma cobrar questões que exigem a identificação da fase do ciclo de vida em que um documento se encontra, bem como os procedimentos adequados para cada fase.

Dicas de Estudo:

• Memorize as características de cada fase: Preste atenção aos elementos que diferenciam as fases, como frequência de uso, valor administrativo e histórico.
• Compreenda a Tabela de Temporalidade: Este instrumento define os prazos de guarda dos documentos em cada fase, sendo crucial para a gestão eficiente do arquivo.
• Pratique com Questões de Provas Anteriores: Familiarize-se com o estilo de cobrança da banca e os tipos de documentos que costumam aparecer nas questões.

Conclusão:

Dominar o ciclo de vida dos documentos é essencial para sua aprovação na prova de Noções de Arquivologia da PCDF Administrativo. Compreender as características de cada fase e os procedimentos adequados para a gestão documental garantirá seu sucesso!

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