Gestão de Documentos Arquivísticos: Guia Completo para a PCDF Administrativo

A gestão de documentos arquivísticos é um pilar fundamental para o bom funcionamento da PCDF e tema recorrente na prova de Noções de Arquivologia do concurso para Agente Administrativo. Neste guia, abordaremos os principais aspectos para você dominar o assunto e conquistar sua vaga!

A Importância da Gestão de Documentos na PCDF:

Uma gestão eficiente de documentos arquivísticos assegura:

• Organização e Acessibilidade: Permite encontrar a informação de forma rápida e precisa, otimizando o trabalho da PCDF.
• Preservação da Memória Institucional: Protege documentos que contam a história da instituição e garantem direitos.
• Transparência e Accountability: Facilita o acesso à informação pública, promovendo a prestação de contas.
• Economia de Recursos: Evita a perda e o acúmulo desnecessário de documentos, otimizando o uso de espaço e recursos.

Ciclo de Vida dos Documentos:

Compreender as diferentes fases do ciclo de vida é crucial para a gestão eficiente:

• Fase Corrente: Documentos em uso frequente pelos setores da PCDF.
• Fase Intermediária: Documentos com menor frequência de uso, mas ainda com valor administrativo.
• Fase Permanente: Documentos com valor histórico, probatório e informativo, que devem ser preservados para sempre.

Sistema de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD):

O SIGAD é o conjunto de procedimentos e recursos que visam controlar os documentos durante todo o seu ciclo de vida. Ele garante organização, segurança e eficiência na gestão documental da PCDF.

Principais Instrumentos do SIGAD:

• Protocolo: Controla a entrada e saída de documentos, garantindo seu rastreio.
• Classificação: Organiza os documentos por assunto, facilitando sua recuperação.
• Indexação: Descreve os documentos com palavras-chave, tornando a busca mais eficiente.
• Arquivamento: Define métodos e técnicas para guardar os documentos de forma organizada e segura.
• Tabela de Temporalidade: Determina o prazo de guarda dos documentos em cada fase do ciclo de vida.

Legislação Arquivística:

A Lei 8.159/1991 (Lei de Arquivos) é a base legal para a gestão de documentos no Brasil. É fundamental conhecer seus principais pontos, como a definição dos tipos de documentos (corrente, intermediário e permanente), os direitos de acesso à informação e as responsabilidades dos órgãos públicos na gestão de seus arquivos.

Microfilmagem e Digitalização:

A microfilmagem e a digitalização são recursos importantes para a preservação e o acesso aos documentos. A microfilmagem cria cópias em filme, garantindo a segurança em caso de danos aos originais. A digitalização converte os documentos para o formato digital, facilitando o acesso e o compartilhamento.

Dicas para a Prova de Arquivologia:

• Domine a Lei 8.159/1991: Conheça seus principais artigos e como se aplicam à gestão de documentos na PCDF.
• Entenda as Fases do Ciclo de Vida: Saiba identificar em qual fase o documento se encontra e quais procedimentos devem ser aplicados.
• Compreenda o SIGAD: Conhecer seus objetivos, instrumentos e etapas é crucial para a prova.
• Pratique com Questões Anteriores: Familiarize-se com o estilo de cobrança da banca CESPE/Cebraspe.

Com este guia, você estará mais preparado para enfrentar a prova de Noções de Arquivologia do concurso da PCDF Administrativo! Dedique-se ao estudo da gestão de documentos arquivísticos e garanta sua vaga!

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